Glossar Digitalisierung

Eine Schnittstelle, über die zwei Softwaresysteme miteinander kommunizieren. Beispiel: Dein Onlineshop sendet eine Bestellung automatisch an deine Buchhaltungssoftware — das läuft über eine API.

Wiederkehrende Aufgaben werden von Software erledigt statt von Menschen. Beispiele: automatische Rechnungen, Mahnungen, E-Mail-Antworten, Dateiablage.

Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen — im Gegensatz zu B2C (Business to Consumer, also Endkunden). SmartKanal richtet sich an B2B-KMU.

Regelmäßige Kopien deiner Unternehmensdaten auf einem separaten System. Pflicht für jedes Unternehmen — kein Backup, kein Mitleid bei Ransomware-Angriffen.

Ab 28. Juni 2025 müssen viele digitale Produkte und Websites barrierefrei sein (WCAG 2.1 AA). Betrifft auch viele KMU-Websites.

Software und Daten liegen nicht mehr auf dem eigenen Server, sondern bei einem Anbieter im Internet. Vorteile: kein eigener Server, automatische Updates, ortsunabhängig. Nachteile: Internetabhängigkeit, Datenschutz beachten.

Software zur Verwaltung von Kundenbeziehungen. Speichert Kontakte, Angebote, Kommunikation und Deals. Für Unternehmen ab ~5 Mitarbeitern mit Außendienst oder Stammkunden empfehlenswert.

Seit Mai 2018 geltendes EU-Recht zum Schutz personenbezogener Daten. Betrifft jedes Unternehmen das Daten von EU-Bürgern verarbeitet. Verstöße können mit bis zu 4% des Jahresumsatzes bestraft werden.

Der Übergang von analogen zu digitalen Arbeitsweisen. Von der einfachen E-Rechnung bis zur vollständigen digitalen Prozesskette. Kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess.

Die Adresse deiner Website (z.B. meinbetrieb.de). Auch wichtig für professionelle E-Mail-Adressen (chef@meinbetrieb.de statt gmail).

Ab 2025 für B2B-Umsätze in Deutschland schrittweise verpflichtend (XRechnung oder ZUGFeRD Format). Reine PDF-Rechnungen gelten nicht mehr als E-Rechnung.

Umfassende Unternehmenssoftware die Finanzen, Lager, Einkauf, Produktion und oft auch CRM in einem System vereint. Für größere KMU oder Produktionsbetriebe.

Software oder Hardware die unerwünschten Datenverkehr in und aus deinem Netzwerk blockiert. Erste Verteidigungslinie gegen Cyberangriffe.

Bund und Länder fördern Digitalisierungsprojekte in KMU. Z.B. "Digital Jetzt" (BMWK), "go-digital", KfW-Kredite. Vor jedem größeren Digitalprojekt prüfen!

Anforderungen des Finanzamts an digitale Buchführung und Dokumentenarchivierung. Papierbelege dürfen nach dem Scannen vernichtet werden wenn GoBD-konform archiviert.

Ein Anbieter stellt Server-Kapazität bereit auf der deine Website oder Software läuft. Shared Hosting (günstig, langsam) vs. VPS/Dedicated (teurer, performanter) vs. Cloud (skalierbar).

Software für Personalverwaltung: Lohnabrechnung, Urlaubsplanung, Zeiterfassung, Stellenausschreibungen. Pflicht: Zeiterfassung für alle Mitarbeiter (EuGH-Urteil 2019, BAG 2022).

Maßnahmen zum Schutz vor Cyberangriffen, Datenverlust und unbefugtem Zugriff. Für KMU besonders wichtig: starke Passwörter, 2FA, regelmäßige Updates und Backups.

Systeme die menschliche kognitive Fähigkeiten nachahmen. Für KMU praxisrelevant: ChatGPT/Claude für Texte, KI in CRM für Lead-Scoring, KI in Buchhaltung für Belegerfassung.

EU-Definition: bis 249 Mitarbeiter und bis 50 Mio. € Jahresumsatz. Ca. 99% aller deutschen Unternehmen sind KMU.

Ein externer IT-Dienstleister übernimmt Betrieb und Wartung deiner IT-Systeme. Sinnvoll wenn keine eigene IT-Abteilung vorhanden.

Anmeldung mit zwei oder mehr Faktoren (Passwort + Code per App/SMS). Verhindert den Großteil aller Kontoübernahmen. Für alle Geschäftskonten dringend empfohlen.

Software läuft auf dem eigenen Server im Unternehmen — im Gegensatz zu Cloud/SaaS. Mehr Kontrolle über Daten, aber höhere IT-Kosten und Wartungsaufwand.

Gefälschte E-Mails oder Websites die Zugangsdaten stehlen. Häufigste Einstiegsmethode bei Ransomware-Angriffen. Mitarbeiter-Schulungen sind die wichtigste Gegenmassnahme.

Digitales Kassensystem für Einzelhandel oder Gastronomie. Seit 2020 in Deutschland kassensicherungsverordnungspflichtig (TSE-Pflicht).

Schadsoftware die Daten verschlüsselt und Lösegeld fordert. Häufigste und teuerste Cyberbedrohung für KMU. Schutz: aktuelle Backups, Updates, Mitarbeitersensibilisierung.

DSGVO-Pflicht: Dokumentation welche personenbezogenen Daten du wofür verarbeitest. Ab 250 Mitarbeitern formell verpflichtend, für kleinere Unternehmen empfohlen.

Software die du nicht kaufst sondern per Abo nutzt — läuft im Browser oder als App, kein eigener Server nötig. Beispiele: Lexoffice, HubSpot, Slack. Monatliche Kosten statt hoher Einmalkauf.

Maßnahmen damit deine Website bei Google besser gefunden wird. Für KMU besonders: lokales SEO (Google Business Profile), schnelle Ladezeiten, relevante Inhalte.

Kombination aus Datenbank (PostgreSQL), Authentifizierung und Dateispeicher als Cloud-Service. Alternative zu Firebase.

Pflichtbestandteil für Kassensysteme in Deutschland seit 2020. Manipulationssichere Aufzeichnung aller Kassenvorgänge.

Wie einfach und angenehm eine Software oder Website zu bedienen ist. Schlechte UX = Mitarbeiter nutzen das Tool nicht, Kunden springen ab.

Verschlüsselter Tunnel für Internetverbindungen. Wichtig für Mitarbeiter im Homeoffice die auf Firmenressourcen zugreifen.

Tools wie Zapier oder Make verbinden verschiedene Anwendungen und automatisieren Abläufe ohne Programmierung. Beispiel: Neues Kontaktformular → CRM-Eintrag → Willkommens-E-Mail.

Deutsches Format für elektronische Rechnungen das PDF und strukturierte XML-Daten kombiniert. Einer der Standards für die E-Rechnungspflicht 2025.