Rechnungsprogramm auswählen: Worauf es ankommt

Rechnungen schreiben gehört zum Alltag jedes Unternehmens – und doch kostet es viele KMU unverhältnismässig viel Zeit. Laut einer Studie der KfW verbringen kleine und mittlere Unternehmen in Deutschland im Durchschnitt fünf bis acht Stunden pro Woche mit administrativen Aufgaben rund um Rechnungsstellung, Zahlungsverfolgung und Mahnwesen. Wer noch mit Word-Vorlagen oder Excel-Tabellen arbeitet, riskiert nicht nur Fehler bei den gesetzlichen Pflichtangaben, sondern verschenkt wertvolle Arbeitszeit.

Ein professionelles Rechnungsprogramm löst diese Probleme – vorausgesetzt, Sie wählen die richtige Software. Denn der Markt ist unübersichtlich: Von schlanken Cloud-Lösungen wie lexoffice und sevDesk über klassische Buchhaltungssoftware bis hin zu umfangreichen ERP-Systemen mit integrierter Rechnungsstellung gibt es Dutzende Optionen. Dieser Guide hilft Ihnen, systematisch das passende Rechnungsprogramm für Ihr KMU zu finden.

Inhaltsverzeichnis

• Pflichtangaben auf Rechnungen: Was das Gesetz verlangt
• Automatisierung: Zeitfresser eliminieren
• Mahnwesen: Offene Posten im Griff
• Anbindung an Zahlungsdienstleister
• Schnittstellen: Das Rechnungsprogramm im Software-Ökosystem
• Rechnungssoftware Vergleich: lexoffice vs. sevDesk vs. andere
• Checkliste: 10 Kriterien für die Auswahl
• Praxisbeispiel: So hat ein KMU die richtige Wahl getroffen
• Zusammenfassung und nächste Schritte
• FAQ

Pflichtangaben auf Rechnungen: Was das Gesetz verlangt

Bevor Sie sich mit Funktionen, Preisen und Schnittstellen beschäftigen, muss eine Grundvoraussetzung erfüllt sein: Ihr Rechnungsprogramm muss rechtskonforme Rechnungen erzeugen. Das deutsche Umsatzsteuergesetz (UStG, insbesondere § 14 und § 14a) schreibt konkrete Pflichtangaben vor. Fehlen diese, kann der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug geltend machen – und Sie riskieren Probleme bei der Betriebsprüfung.

Die gesetzlichen Pflichtangaben im Überblick

Jede Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungsstellers
3. Ausstellungsdatum der Rechnung
4. Fortlaufende Rechnungsnummer (eindeutig und nachvollziehbar)
5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Dienstleistung
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (oder Hinweis auf Übereinstimmung mit dem Rechnungsdatum)
7. Nettobetrag, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
8. Anzuwendender Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag
9. Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (z. B. Skonto), sofern nicht bereits im Entgelt berücksichtigt
10. Hinweis auf Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse-Charge-Verfahren), falls zutreffend

Praxistipp: Achten Sie bei der Softwareauswahl darauf, dass Pflichtangaben wie Steuernummer, Leistungszeitraum und fortlaufende Rechnungsnummer automatisch eingefügt werden. Das minimiert Fehlerquellen und spart bei jeder Rechnung Zeit.

Besonderheiten bei Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Anforderungen (§ 33 UStDV). Hier genügen der Name und die Anschrift des Rechnungsstellers, das Ausstellungsdatum, die Menge und Art der Leistung sowie der Bruttobetrag mit Angabe des Steuersatzes. Ein gutes Rechnungsprogramm erkennt Kleinbetragsrechnungen automatisch und passt das Layout entsprechend an.

GoBD-Konformität

Neben den Pflichtangaben müssen Sie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) einhalten. Das bedeutet: Rechnungen müssen unveränderbar archiviert werden, Änderungen müssen nachvollziehbar protokolliert werden und die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre. Jedes seriöse Rechnungsprogramm erfüllt diese Anforderungen – prüfen Sie dies dennoch explizit, besonders bei günstigeren oder neueren Anbietern.

E-Rechnungspflicht ab 2025

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich beschlossen. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 bzw. 2028 (abhängig vom Jahresumsatz) wird auch das Versenden von E-Rechnungen im strukturierten Format (XRechnung oder ZUGFeRD) zur Pflicht. Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungssoftware diese Formate unterstützt.

Wichtig: Die E-Rechnungspflicht betrifft alle Unternehmen mit B2B-Geschäft in Deutschland. Wer jetzt ein Rechnungsprogramm auswählt, sollte E-Rechnungsfähigkeit als Pflichtkriterium behandeln.

Automatisierung: Zeitfresser eliminieren

Der grösste Vorteil eines Rechnungsprogramms gegenüber manuellen Lösungen liegt in der Automatisierung. Je mehr Routineaufgaben die Software übernimmt, desto mehr Zeit bleibt für Ihr Kerngeschäft.

Wiederkehrende Rechnungen

Wenn Sie Kunden regelmässig den gleichen Betrag in Rechnung stellen – etwa bei Wartungsverträgen, Abonnements oder monatlichen Retainern – sollte Ihr Rechnungsprogramm diese Rechnungen automatisch erstellen und versenden können. Die besten Lösungen erlauben es, Intervall, Startdatum, Laufzeit und Eskalationsklauseln (z. B. jährliche Preisanpassung) individuell festzulegen.

Angebote in Rechnungen umwandeln

Ein durchgängiger Workflow von Angebot über Auftragsbestätigung bis zur Rechnung spart bei jedem Auftrag manuelle Eingaben. Idealerweise übernehmen Sie ein angenommenes Angebot per Klick in eine Rechnung, ohne Positionen, Preise oder Kundendaten erneut eintippen zu müssen.

Belegerfassung und Vorkontierung

Moderne Rechnungsprogramme erkennen eingehende Belege per OCR (Texterkennung), ordnen sie automatisch den richtigen Kategorien zu und schlagen Buchungssätze vor. Das reduziert den manuellen Aufwand bei der Eingangsrechnungsverarbeitung erheblich.

Bankabgleich

Die automatische Zuordnung von Zahlungseingängen zu offenen Rechnungen (Bank-Reconciliation) ist eine der wertvollsten Automatisierungsfunktionen. Statt manuell Kontoauszüge mit offenen Posten abzugleichen, erkennt die Software eingehende Zahlungen und markiert Rechnungen als bezahlt.

Praxistipp: Testen Sie die Automatisierungsfunktionen während der Testphase mit realen Daten. Theoretische Feature-Listen klingen oft beeindruckender, als die Umsetzung im Alltag tatsächlich ist.

Mahnwesen: Offene Posten im Griff

Unbezahlte Rechnungen sind für KMU ein ernstes Problem. Laut dem Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen betrug die durchschnittliche Forderungslaufzeit in Deutschland zuletzt rund 32 Tage. Ein strukturiertes Mahnwesen sorgt dafür, dass Sie Ihr Geld schneller erhalten, ohne die Kundenbeziehung zu belasten.

Mehrstufiges Mahnverfahren

Ein professionelles Rechnungsprogramm bildet ein mehrstufiges Mahnverfahren ab:

• Zahlungserinnerung (z. B. 3 Tage nach Fälligkeit): Freundlicher Hinweis, oft automatisiert
• Erste Mahnung (z. B. 14 Tage nach Fälligkeit): Formelle Aufforderung zur Zahlung
• Zweite Mahnung (z. B. 28 Tage nach Fälligkeit): Nachdrückliche Zahlungsaufforderung mit Fristsetzung
• Letzte Mahnung / Inkassoankündigung (z. B. 42 Tage nach Fälligkeit): Androhung weiterer Schritte

Die Intervalle, Texte und Eskalationsstufen sollten individuell konfigurierbar sein. Gute Programme bieten Vorlagen für jede Mahnstufe und erlauben es, einzelne Kunden von der automatischen Mahnung auszunehmen.

Automatische Mahnläufe

Wählen Sie ein Rechnungsprogramm, das Mahnläufe automatisiert durchführt. Die Software prüft dann eigenständig, welche Rechnungen überfällig sind, und versendet die entsprechende Mahnstufe per E-Mail oder bereitet Briefe zum Druck vor. Sie behalten die Kontrolle durch eine Freigabefunktion vor dem Versand.

Praxistipp: Konfigurieren Sie die Zahlungserinnerung so, dass sie automatisch und ohne manuelle Freigabe versendet wird. Erst ab der ersten formellen Mahnung empfiehlt sich eine manuelle Prüfung, um sensible Kundenbeziehungen nicht unnötig zu belasten.

Anbindung an Zahlungsdienstleister

Die Anbindung an Zahlungsdienstleister beschleunigt den Zahlungseingang und vereinfacht den Abgleich. Je einfacher es für Ihre Kunden ist zu bezahlen, desto schneller erhalten Sie Ihr Geld.

Bankanbindung via HBCI/FinTS

Die direkte Bankanbindung über HBCI oder FinTS ist die Grundlage für den automatischen Bankabgleich. Die meisten deutschen Rechnungsprogramme unterstützen diese Schnittstelle. Achten Sie darauf, dass Ihre Hausbank kompatibel ist – besonders bei kleineren Volks- und Raiffeisenbanken oder Sparkassen kann es Einschränkungen geben.

Online-Zahlungen auf der Rechnung

Immer mehr Rechnungsprogramme ermöglichen es, einen Zahlungslink direkt auf der Rechnung einzubetten. Ihr Kunde kann dann per Klick mit Kreditkarte, PayPal, SEPA-Lastschrift oder anderen Methoden bezahlen. Anbieter wie Stripe, Mollie oder PayPal lassen sich häufig direkt integrieren.

SEPA-Lastschrift

Wenn Sie regelmässig wiederkehrende Beträge einziehen, ist die SEPA-Lastschrift eine effiziente Option. Ihr Rechnungsprogramm sollte SEPA-Mandate verwalten und Lastschriftdateien (SEPA-XML) erzeugen können, die Sie an Ihre Bank übermitteln.

DATEV-Schnittstelle

Für die Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater ist die DATEV-Schnittstelle in Deutschland quasi Standard. Über den sogenannten DATEV-Export übermitteln Sie Ihre Buchungsdaten strukturiert an die Kanzlei. Nahezu alle relevanten Rechnungsprogramme für den deutschen Markt bieten diese Funktion – prüfen Sie dennoch, ob der Export vollständig und fehlerfrei funktioniert.

Praxistipp: Fragen Sie Ihren Steuerberater, welche Software und welche Exportformate er bevorzugt. Eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Ihrem Rechnungsprogramm und der Kanzleisoftware spart beiden Seiten erheblichen Aufwand.

Schnittstellen: Das Rechnungsprogramm im Software-Ökosystem

Ein Rechnungsprogramm arbeitet selten isoliert. Es muss sich in Ihre bestehende IT-Landschaft einfügen. Je nach Unternehmensgrösse und Branche spielen unterschiedliche Schnittstellen eine Rolle.

Wichtige Integrationen im Überblick

API-Verfügbarkeit

Wenn Sie spezifische Workflows automatisieren möchten, die über Standardintegrationen hinausgehen, benötigen Sie eine offene API (Application Programming Interface). Prüfen Sie, ob Ihr Rechnungsprogramm eine dokumentierte REST-API anbietet und ob die Nutzung im gewählten Tarif enthalten ist. Einige Anbieter beschränken den API-Zugang auf höhere Preisstufen.

Zapier und Make (ehemals Integromat)

Für Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung bieten No-Code-Plattformen wie Zapier oder Make eine Möglichkeit, verschiedene Tools miteinander zu verbinden. Prüfen Sie, ob Ihr Rechnungsprogramm auf diesen Plattformen verfügbar ist und welche Trigger und Aktionen unterstützt werden.

Rechnungssoftware Vergleich: lexoffice vs. sevDesk vs. andere

Der deutsche Markt für Rechnungssoftware wird von einigen etablierten Anbietern dominiert. Im Folgenden vergleichen wir die bekanntesten Lösungen anhand der wichtigsten Kriterien.

Vergleichstabelle

lexoffice

lexoffice gehört zur Haufe-Gruppe und ist eine der meistgenutzten Cloud-Buchhaltungslösungen in Deutschland. Die Stärke liegt in der integrierten Buchhaltung: Von der Rechnungsstellung über die Belegerfassung bis zur EÜR oder Bilanz deckt lexoffice den gesamten Finanzprozess ab. Die DATEV-Schnittstelle funktioniert zuverlässig, und der Funktionsumfang wächst kontinuierlich. Der Einstieg ist durch die geführte Einrichtung auch für Buchhaltungs-Laien machbar.

sevDesk

sevDesk überzeugt durch eine besonders intuitive Benutzeroberfläche und eine leistungsstarke Belegerfassung per Smartphone-Kamera. Die OCR-Erkennung gehört zu den besten im Markt. Wie lexoffice bietet sevDesk eine vollständige Buchhaltung inklusive DATEV-Export. Die Preisstruktur ist transparent, allerdings sind einige Funktionen wie das automatische Mahnwesen erst in höheren Tarifen verfügbar.

Wann welche Lösung passt

• lexoffice eignet sich besonders, wenn Sie eine durchgängige Buchhaltungslösung suchen und Wert auf die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater legen.
• sevDesk ist die richtige Wahl, wenn Sie viele Belege erfassen und eine besonders einfache Bedienung priorisieren.
• Billomat lohnt sich für technikaffine Nutzer, die auf eine starke API und Individualisierung setzen.
• FastBill ist für Freelancer und Solo-Selbstständige konzipiert, die eine schlanke Lösung ohne Buchhaltungskomplexität suchen.
• SumUp Invoices empfiehlt sich als Einstiegslösung für Gründer mit einfachen Anforderungen.

Praxistipp: Nutzen Sie die kostenlosen Testphasen (meist 14-30 Tage) von mindestens zwei Anbietern. Erstellen Sie dabei echte Rechnungen und testen Sie den kompletten Workflow – von der Angebotserstellung bis zum Zahlungseingang.

Checkliste: 10 Kriterien für die Auswahl

Nutzen Sie diese Checkliste, um Rechnungsprogramme systematisch zu bewerten. Gewichten Sie die Kriterien nach Ihren individuellen Anforderungen.

So nutzen Sie die Checkliste

1. Muss-Kriterien prüfen: Streichen Sie alle Anbieter, die GoBD-Konformität, E-Rechnungsfähigkeit oder die DATEV-Schnittstelle nicht erfüllen.
2. Gewichten: Vergeben Sie für die Kriterien 4 bis 10 individuelle Gewichtungen auf einer Skala von 1 (wenig relevant) bis 5 (entscheidend).
3. Bewerten: Testen Sie die verbliebenen Anbieter und vergeben Sie für jedes Kriterium eine Note von 1 bis 5.
4. Gesamtscore berechnen: Multiplizieren Sie Note mit Gewichtung und addieren Sie die Ergebnisse. Der Anbieter mit dem höchsten Score passt am besten zu Ihren Anforderungen.

Praxisbeispiel: So hat ein KMU die richtige Wahl getroffen

Ausgangssituation

Die fiktive Müller & Krause GmbH ist eine Marketingagentur mit 12 Mitarbeitenden in Stuttgart. Das Unternehmen betreut rund 40 Kunden und erstellt monatlich etwa 50 Rechnungen – teils Pauschalbeträge für Retainer, teils auf Stundenbasis abgerechnete Projekte. Bisher nutzte das Team eine Kombination aus Word-Vorlagen und einer Excel-Tabelle zur Nachverfolgung offener Posten.

Probleme

• Fehlerhafte Rechnungen: Regelmässig fehlten Pflichtangaben wie der Leistungszeitraum, was zu Rückfragen und verzögerten Zahlungen führte.
• Intransparentes Mahnwesen: Überfällige Rechnungen fielen erst auf, wenn die Liquidität eng wurde. Ein systematisches Mahnverfahren existierte nicht.
• Zeitaufwand: Die Office-Managerin verbrachte zwei volle Tage pro Monat ausschliesslich mit Rechnungsstellung und Zahlungsverfolgung.
• Steuerberater-Ärger: Der monatliche DATEV-Export musste manuell erstellt werden und enthielt regelmässig Fehler.

Evaluierung

Das Team evaluierte drei Anbieter anhand der oben beschriebenen Checkliste:

Entscheidung und Ergebnis

Müller & Krause entschied sich für lexoffice im Tarif "Buchhaltung & Berichte" und verband die Software mit dem bereits genutzten Zeiterfassungstool Clockodo. Die Umstellung dauerte zwei Wochen inklusive Datenmigration und Schulung.

Ergebnisse nach sechs Monaten:

• Zeitersparnis: Der Aufwand für Rechnungsstellung und Mahnwesen sank von zwei Tagen auf einen halben Tag pro Monat.
• Zahlungseingänge: Die durchschnittliche Forderungslaufzeit sank von 38 auf 24 Tage dank automatischer Zahlungserinnerungen.
• Fehlerquote: Keine einzige Rechnung wurde wegen fehlender Pflichtangaben beanstandet.
• Steuerberater: Der automatische DATEV-Export eliminierte die monatlichen Rückfragen vollständig.

Fazit aus der Praxis: Die Investition von rund 30 EUR pro Monat amortisierte sich bei Müller & Krause bereits im ersten Monat – allein durch die eingesparte Arbeitszeit der Office-Managerin.

Zusammenfassung und nächste Schritte

Die Wahl des richtigen Rechnungsprogramms ist eine strategische Entscheidung, die sich langfristig auf Ihre Liquidität, Ihre Effizienz und Ihre Rechtssicherheit auswirkt. Fassen wir die wichtigsten Erkenntnisse zusammen:

1. Rechtliche Anforderungen zuerst: GoBD-Konformität, korrekte Pflichtangaben und E-Rechnungsfähigkeit sind nicht verhandelbar.
2. Automatisierung spart reale Zeit: Wiederkehrende Rechnungen, Bankabgleich und automatisches Mahnwesen entlasten Ihr Team messbar.
3. Schnittstellen entscheiden über den Alltag: Die DATEV-Anbindung, die Integration in Ihre bestehenden Tools und eine offene API machen den Unterschied zwischen einer guten und einer grossartigen Lösung.
4. Testen schlägt Lesen: Nutzen Sie kostenlose Testphasen und bewerten Sie Anbieter anhand Ihrer echten Prozesse, nicht anhand von Feature-Listen.
5. Die beste Software ist die, die genutzt wird: Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz im Team sind mindestens so wichtig wie der Funktionsumfang.

Weiterführende Smartkanal-Guides

• ERP-System für KMU: So finden Sie die passende Lösung – Wenn Ihre Anforderungen über Rechnungsstellung hinausgehen und Sie eine umfassende Unternehmenssoftware suchen.
• CRM-System auswählen: Der komplette Entscheidungs-Guide – Für die Integration von Kundenverwaltung und Rechnungsstellung.
• Cloud-ERP vs. klassisches ERP – Hintergründe zur Cloud-vs.-On-Premise-Entscheidung, die auch für Rechnungssoftware relevant ist.

FAQ

Welches Rechnungsprogramm eignet sich am besten für Kleinunternehmer?

Für Kleinunternehmer (im Sinne der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG) eignen sich Lösungen, die den Hinweis auf die Steuerbefreiung automatisch auf die Rechnung setzen und keine Umsatzsteuer ausweisen. lexoffice, sevDesk und FastBill unterstützen die Kleinunternehmerregelung explizit. Achten Sie darauf, dass Sie diesen Status bei der Einrichtung korrekt angeben, damit die Software die Rechnungen entsprechend formatiert.

Was kostet ein Rechnungsprogramm für KMU?

Die Kosten für cloudbasierte Rechnungssoftware liegen typischerweise zwischen 6 und 40 EUR pro Monat, abhängig vom Funktionsumfang und der Anzahl der Nutzer. Einstiegstarife decken meist die reine Rechnungsstellung ab, während umfassendere Tarife Buchhaltung, Mahnwesen und erweiterte Integrationen beinhalten. Rechnen Sie bei mehreren Nutzern mit Aufschlägen von 5 bis 15 EUR pro zusätzlichem Nutzer und Monat. Vergleichen Sie immer die Gesamtkosten inklusive aller benötigten Module.

Kann ich mein Rechnungsprogramm mit meinem Steuerberater teilen?

Ja, die meisten modernen Rechnungsprogramme bieten einen Steuerberater-Zugang. Bei lexoffice und sevDesk kann Ihr Steuerberater sich direkt in Ihr Konto einloggen, Belege prüfen und den DATEV-Export durchführen. Alternativ exportieren Sie die Daten im DATEV-Format und senden sie an die Kanzlei. Klären Sie vorab mit Ihrem Steuerberater, welche Variante er bevorzugt – der direkte Zugang spart in der Regel beiden Seiten am meisten Zeit.

Wie lange dauert die Umstellung auf ein neues Rechnungsprogramm?

Die Umstellungsdauer hängt von der Komplexität Ihrer Prozesse ab. Für ein typisches KMU mit 10 bis 50 Kunden und einfacher Rechnungsstruktur ist eine Umstellung in ein bis zwei Wochen realistisch. Planen Sie Zeit für die Stammdatenerfassung (Kunden, Artikel, Steuersätze), die Bankanbindung, den Test mit echten Rechnungen und die Schulung der Mitarbeiter ein. Wählen Sie einen Umstellungszeitpunkt zum Quartalswechsel, um die Abgrenzung in der Buchhaltung zu vereinfachen.

Was passiert mit meinen Daten, wenn ich den Anbieter wechsle?

Seriöse Rechnungsprogramme bieten einen vollständigen Datenexport. Sie können Ihre Rechnungen als PDF, Ihre Stammdaten als CSV und Ihre Buchungsdaten im DATEV-Format exportieren. Beachten Sie die zehnjährige Aufbewahrungspflicht: Auch nach einem Anbieterwechsel müssen Sie auf alte Rechnungen zugreifen können. Laden Sie vor der Kündigung alle Daten herunter und sichern Sie diese lokal. Einige Anbieter gewähren nach Kündigung noch einen befristeten Lesezugriff auf Ihre Daten – klären Sie dies vorab.