CentralStation CRM: Made in Germany -- Lohnt sich das einfache CRM für kleine Unternehmen?

Der CRM-Markt wird von amerikanischen Schwergewichten wie Salesforce, HubSpot und Pipedrive dominiert. Wer als kleines Unternehmen in Deutschland nach einer überschaubaren, datenschutzkonformen Lösung sucht, stösst früher oder später auf CentralStation CRM. Das Kölner Unternehmen 42he GmbH verspricht ein CRM, das bewusst auf Einfachheit setzt und sich an Teams richtet, die keine Enterprise-Software brauchen. Doch hält das Versprechen, was es verspricht? Und wo liegen die Grenzen dieses Ansatzes?

In diesem TOOL-CHECK nehmen wir CentralStation CRM unter die Lupe: Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Preise, Integrationen und die entscheidende Frage, für wen sich das Tool wirklich lohnt.

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Quick-Info-Box

Kriterium	Details
Anbieter	42he GmbH (Köln, Deutschland)
Zielgruppe	Kleine Unternehmen, Freiberufler, Agenturen, Beratungen
Preismodell	Freemium + Abo (monatlich/jährlich)
Preis ab	0 EUR (Free: 3 User, 200 Kontakte) / 18 EUR pro User und Monat (Starter)
Kostenlos testen	Ja, kostenloser Free-Tarif dauerhaft nutzbar
DSGVO-konform	Ja, Server in Deutschland, AV-Vertrag verfügbar
Bewertung	3.9 / 5

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Kurzfazit

CentralStation CRM ist ein solides, bewusst einfach gehaltenes CRM-System aus Deutschland, das seine Stärken in der unkomplizierten Bedienung und der DSGVO-Konformität hat. Kleine Teams und Freiberufler, die eine saubere Kontaktverwaltung ohne Einarbeitungszeit suchen, finden hier ein passendes Werkzeug. Die klare Schwäche: Sobald Ihr Unternehmen wächst und Sie tiefere Vertriebsprozesse, umfangreiche Automatisierungen oder ein breites Integrations-Ökosystem benötigen, stösst CentralStation an seine Grenzen. Es ist ein Werkzeug mit klarem Fokus -- und genau das sollten Sie vor der Entscheidung wissen.

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Über CentralStation CRM

CentralStation CRM wird von der 42he GmbH entwickelt, einem kleinen Softwareunternehmen aus Köln. Der Name "42he" steht für "42 hard-working employees" -- wobei das Team tatsächlich deutlich kleiner ist, was dem Produkt seinen typischen Indie-Charakter verleiht. Das Unternehmen wurde mit der klaren Mission gegründet, Geschäftssoftware zu entwickeln, die ohne Handbuch funktioniert.

Die Philosophie hinter CentralStation ist schnell erklärt: Weniger ist mehr. Statt immer neue Features zu stapeln, konzentriert sich das Team auf die Kernfunktionen, die kleine Unternehmen tatsächlich brauchen. Das klingt sympathisch und ist in der Praxis oft ein Vorteil -- kann aber auch zum Nachteil werden, wenn die Anforderungen steigen.

CentralStation ist eine reine Cloud-Lösung (SaaS). Es gibt keine On-Premise-Variante. Die Server stehen in Deutschland, was für Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen ein relevantes Argument ist. Der Anbieter stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) gemäss DSGVO bereit.

Neben CentralStation CRM bietet 42he auch weitere schlanke Business-Tools an, darunter CentralPlanner (Ressourcenplanung) und CentralDesk (Helpdesk). Diese Produkte sind eigenständig, lassen sich aber mit dem CRM verbinden.

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Funktionsumfang

CentralStation CRM positioniert sich bewusst nicht als Feature-Monster. Der Funktionsumfang ist überschaubar, aber die vorhandenen Funktionen sind durchdacht umgesetzt. Im Folgenden bewerten wir die wichtigsten Bereiche einzeln.

Benutzeroberfläche (4/5)

Die Oberfläche von CentralStation gehört zu den aufgeräumtesten im CRM-Markt. Das Design ist minimalistisch, die Navigation logisch aufgebaut. Sie finden sich von der ersten Minute an zurecht, ohne ein Tutorial zu benötigen. Die Hauptnavigation gliedert sich in die Bereiche Personen, Firmen, Deals, Aufgaben und Dateien. Alles ist genau dort, wo Sie es erwarten.

Auf der Kehrseite fehlen moderne UI-Elemente wie Drag-and-Drop-Pipelines oder visuell ansprechende Dashboards, die bei Wettbewerbern wie Pipedrive mittlerweile Standard sind. Die Oberfläche wirkt stellenweise etwas nüchtern und erinnert mehr an eine gut strukturierte Datenbank als an eine zeitgemässe Vertriebssoftware.

Kontaktverwaltung (4/5)

Das Herzstück des CRM ist die Kontaktverwaltung, und hier liefert CentralStation solide ab. Sie können Personen und Firmen anlegen, miteinander verknüpfen und mit Tags versehen. Jeder Kontakt hat eine chronologische Aktivitätshistorie, in der E-Mails, Notizen, Aufgaben und Dateien dokumentiert werden. Benutzerdefinierte Felder ermöglichen die Anpassung an Ihre spezifischen Anforderungen.

Die Suchfunktion ist schnell und zuverlässig. Auch das Filtern nach Tags, Status oder benutzerdefinierten Feldern funktioniert reibungslos. Was fehlt, ist eine echte Duplikatserkennung, die automatisch auf doppelte Einträge hinweist -- bei wachsenden Datenbeständen ein spürbares Manko.

Aufgaben- und Aktivitätsmanagement (3.5/5)

Aufgaben lassen sich erstellen, mit Kontakten verknüpfen, terminieren und Teammitgliedern zuweisen. Die Aufgabenübersicht zeigt, was heute, diese Woche oder in Zukunft ansteht. Für ein kleines Team reicht das zur Koordination aus.

Was fehlt: Es gibt keine echte Automatisierung. Sie können keine Workflows definieren, die bei bestimmten Ereignissen automatisch Aufgaben erstellen oder E-Mails versenden. Jede Aufgabe muss manuell angelegt werden. Für Teams, die viele wiederkehrende Prozesse haben, bedeutet das unnötigen Aufwand.

Deal- und Vertriebsmanagement (3.5/5)

CentralStation bietet ein einfaches Deal-Management. Sie können Deals anlegen, einer Phase zuordnen, einen erwarteten Wert eintragen und sie einem Mitarbeiter zuweisen. Das funktioniert für einfache Vertriebsprozesse, reicht aber nicht an spezialisierte Vertriebstools heran.

Eine visuelle Pipeline-Ansicht mit Kanban-Board, wie Sie sie von Pipedrive oder HubSpot kennen, fehlt in der Darstellung. Die Deal-Übersicht ist eher tabellarisch. Auch auf Funktionen wie gewichtete Forecasts, automatische Deal-Rotation oder mehrstufige Vertriebsprozesse müssen Sie verzichten.

E-Mail-Integration (3/5)

E-Mails lassen sich über BCC an CentralStation weiterleiten, sodass sie automatisch dem richtigen Kontakt zugeordnet werden. Das funktioniert, ist aber im Vergleich zu nativen E-Mail-Integrationen (wie sie HubSpot oder Pipedrive bieten) umständlich. Eine vollwertige Zwei-Wege-Synchronisation mit Gmail oder Outlook fehlt. Sie können E-Mails nicht direkt aus dem CRM heraus versenden und empfangen, was den Arbeitsfluss unterbricht.

Für ein CRM, das den Arbeitsalltag vereinfachen will, ist die E-Mail-Integration der grösste Schwachpunkt. Gerade für Vertriebler, die viel per E-Mail kommunizieren, bedeutet die fehlende native Integration einen ständigen Kontextwechsel zwischen CRM und E-Mail-Programm.

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Benutzerfreundlichkeit

Wenn CentralStation CRM in einer Disziplin glänzt, dann hier. Die Benutzerfreundlichkeit ist hervorragend und der grösste Wettbewerbsvorteil des Tools.

Einarbeitung: Neue Nutzer sind innerhalb von Minuten produktiv. Es gibt keine komplexe Ersteinrichtung, keine Pflichtfelder-Konfiguration und keine verschachtelten Menüs. Sie melden sich an, legen Kontakte an und arbeiten.

Lernkurve: Praktisch nicht vorhanden. Auch Teammitglieder ohne CRM-Erfahrung finden sich sofort zurecht. Das ist ein echter Vorteil gegenüber Tools wie Salesforce, HubSpot oder Zoho CRM, bei denen die Ersteinrichtung allein schon Stunden verschlingen kann.

Mobile Nutzung: CentralStation bietet eine mobiloptimierte Weboberfläche, die auf Smartphones und Tablets funktioniert. Eine native App gibt es nicht. Die mobile Version ist funktional, aber nicht besonders komfortabel für die regelmässige Nutzung unterwegs.

Performance: Die Ladezeiten sind gut, die Oberfläche reagiert schnell. Bei grossen Datenbeständen (mehrere tausend Kontakte) kann die Suche etwas langsamer werden, im Normalbetrieb merken Sie davon aber nichts.

Insgesamt verdient CentralStation in Sachen Benutzerfreundlichkeit eine klare Empfehlung. Wenn Sie ein CRM suchen, das Ihr Team tatsächlich benutzt -- statt es nach der Einführung wieder zu ignorieren --, ist die niedrige Einstiegshürde ein gewichtiges Argument.

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Integrationen

Hier zeigt sich die grösste Schwäche von CentralStation CRM im Vergleich zu den etablierten Wettbewerbern. Das Integrations-Ökosystem ist begrenzt.

Verfügbare Integrationen:

• CentralPlanner (Ressourcenplanung, eigenes Produkt von 42he)
• CentralDesk (Helpdesk, eigenes Produkt von 42he)
• Mailchimp (E-Mail-Marketing)
• Zapier (indirekte Anbindung an hunderte weitere Tools)
• API (REST-API für eigene Anbindungen)
• Datenimport (CSV)

Was fehlt:

• Native Integrationen mit gängigen Buchhaltungs- und Rechnungstools (lexoffice, sevDesk, DATEV)
• Direkte Anbindung an Telefonie-Systeme (CTI)
• Marketing-Automation-Tools (über Mailchimp hinaus)
• Projektmanagement-Tools (Asana, Trello, Monday)
• E-Commerce-Anbindungen (Shopify, WooCommerce)
• Kalender-Synchronisation (Google Calendar, Outlook Calendar)

Die REST-API ist vorhanden und dokumentiert, sodass technisch versierte Nutzer eigene Integrationen bauen können. Über Zapier lassen sich zudem indirekt weitere Verbindungen herstellen, allerdings zu zusätzlichen Kosten und mit dem typischen Zapier-Overhead bei Einrichtung und Wartung.

Für ein kleines Team, das primär Kontakte verwalten will und keine komplexe Tool-Landschaft hat, reichen die vorhandenen Integrationen aus. Sobald Sie aber ein vernetztes System aus CRM, Buchhaltung, Projektmanagement und Marketing aufbauen möchten, werden Sie an Grenzen stossen.

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Preise und Tarife

CentralStation CRM bietet ein transparentes und faires Preismodell mit einem kostenlosen Einstiegstarif.

Tarif	Preis/Monat	User	Kontakte	Speicher	Deals
Free	0 EUR	3	200	20 MB	20
Starter	18 EUR/User	3	3.000	1 GB	300
Business	33 EUR/User	20	10.000	3 GB	1.000
Enterprise	59 EUR/User	50	40.000	10 GB	unbegrenzt

Preise bei monatlicher Zahlung. Bei jährlicher Zahlung erhalten Sie in der Regel einen Rabatt.

Bewertung der Preisgestaltung:

Der Free-Tarif ist ideal zum Testen, aber für den produktiven Einsatz mit 200 Kontakten und 20 Deals schnell zu klein. Realistische Einstiegskosten für ein kleines Team liegen bei 18 EUR pro User und Monat im Starter-Tarif.

Im Vergleich: HubSpot CRM bietet einen grosszügigeren kostenlosen Tarif (bis zu 1.000.000 Kontakte, allerdings mit stark eingeschränkten Funktionen). Pipedrive startet bei 14 EUR pro User und Monat und bietet dafür deutlich mehr Vertriebsfunktionen. CentralStation ist preislich also weder besonders günstig noch teuer -- der Wert liegt eher in der Einfachheit als im Preis-Leistungs-Verhältnis.

Positiv: Es gibt keine versteckten Kosten, keine Add-ons, die Sie zwingend dazubuchen müssen, und keine künstlichen Feature-Beschränkungen in den höheren Tarifen. Das Preismodell ist ehrlich und nachvollziehbar.

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Support

Der Support ist ein weiterer Pluspunkt von CentralStation CRM und ein Bereich, in dem der "Made in Germany"-Aspekt tatsächlich einen Unterschied macht.

Support-Kanäle:

• E-Mail-Support (alle Tarife)
• Telefon-Support (Business und Enterprise)
• Wissensdatenbank / Hilfe-Bereich
• Blog mit Praxistipps

Qualität: Der Support wird von Nutzern durchweg positiv bewertet. Die Reaktionszeiten sind kurz, die Antworten kompetent und auf Deutsch. Da das Team hinter CentralStation klein ist, haben Sie häufig direkt mit den Entwicklern Kontakt -- ein Vorteil, den grosse Anbieter nicht bieten können.

Dokumentation: Die Online-Hilfe ist gut strukturiert, aber nicht besonders umfangreich. Für ein einfaches Tool reicht sie aus, detaillierte Tutorials oder Video-Kurse wie bei HubSpot oder Salesforce gibt es nicht.

Einschränkung: Im Free-Tarif ist der Support eingeschränkt. Das ist branchenüblich, sollte aber bei der Entscheidung berücksichtigt werden.

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Stärken und Schwächen

Stärken

1. Maximale Einfachheit: CentralStation ist eines der am einfachsten zu bedienenden CRM-Systeme auf dem Markt. Die Einarbeitungszeit tendiert gegen null, was die Akzeptanz im Team deutlich erhöht.

2. DSGVO-Konformität ohne Kompromisse: Server in Deutschland, deutscher Anbieter, AV-Vertrag verfügbar. Für Unternehmen, die datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite sein müssen, ist das ein starkes Argument.

3. Deutschsprachiger Support mit kurzen Wegen: Persönlicher, kompetenter Support auf Deutsch mit direktem Draht zum Entwicklerteam.

4. Faire, transparente Preisgestaltung: Keine versteckten Kosten, kein Feature-Upselling, kostenloser Einstiegstarif zum dauerhaften Testen.

5. Schnelle Inbetriebnahme: Kein Implementierungsprojekt nötig. Sie können heute anfangen und morgen produktiv arbeiten -- ohne externe Berater oder wochenlange Einrichtung.

Schwächen

1. Begrenzter Funktionsumfang: Keine Automatisierungen, kein visuelles Pipeline-Board, keine Forecasting-Funktionen. Für wachsende Vertriebsteams reicht das nicht.

2. Schwache E-Mail-Integration: Keine native Zwei-Wege-Synchronisation mit gängigen E-Mail-Clients. Der BCC-Workaround ist umständlich und fehleranfällig.

3. Kleines Integrations-Ökosystem: Im Vergleich zu HubSpot, Pipedrive oder Zoho CRM fehlen zahlreiche native Integrationen mit gängiger Business-Software.

4. Keine native Mobile App: Die mobiloptimierte Webseite ersetzt keine echte App. Für Aussendienstmitarbeiter, die viel unterwegs arbeiten, ist das ein Nachteil.

5. Skalierungsgrenzen: CentralStation ist für kleine Teams gebaut. Wenn Ihr Unternehmen auf 20, 30 oder mehr Nutzer wächst, werden Sie wahrscheinlich an funktionale Grenzen stossen und auf ein leistungsfähigeres System umsteigen müssen.

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Für wen geeignet -- und für wen nicht

Gut geeignet für:

• Freiberufler und Solopreneure, die ihre Kontakte und Aufgaben strukturiert verwalten wollen, ohne sich in komplexe Software einzuarbeiten
• Kleine Agenturen und Beratungen (2--10 Personen), die eine gemeinsame Kontaktdatenbank mit Aktivitätshistorie brauchen
• Vereine und Non-Profits, die eine einfache Mitglieder- und Kontaktverwaltung suchen
• CRM-Einsteiger, die zum ersten Mal von Excel auf ein richtiges CRM umsteigen und sich nicht überfordern wollen
• Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen, die einen deutschen Anbieter mit Servern in Deutschland bevorzugen

Weniger geeignet für:

• Wachsende Vertriebsteams (ab 10+ Personen), die strukturierte Vertriebsprozesse, Forecasting und Automatisierung benötigen
• Unternehmen mit komplexen Sales-Pipelines, die mehrere Vertriebskanäle, Lead-Scoring oder mehrstufige Qualifizierungsprozesse abbilden müssen
• Marketing-orientierte Teams, die CRM und Marketing-Automation in einem Tool wollen
• Unternehmen mit umfangreicher Tool-Landschaft, die ihr CRM nahtlos mit Buchhaltung, Projektmanagement, E-Commerce und anderen Systemen vernetzen müssen
• Aussendienstlastige Organisationen, die eine leistungsfähige Mobile-App mit Offline-Funktionalität brauchen

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Alternativen zu CentralStation CRM

Wenn CentralStation nicht ganz passt, lohnt sich ein Blick auf diese Alternativen:

Für mehr Vertriebsfunktionen: Pipedrive bietet eine deutlich stärkere Vertriebspipeline mit visuellem Kanban-Board, Automatisierungen und umfangreicheren Integrationen. Preislich ähnlich, aber funktional eine andere Liga im Vertriebsbereich.

Für Marketing + CRM in einem: HubSpot CRM bietet einen grosszügigen kostenlosen Tarif und verbindet CRM mit Marketing, Service und Content-Management. Die Lernkurve ist steiler, dafür wächst das Tool mit Ihrem Unternehmen mit. Allerdings: Die kostenpflichtigen Hubs werden schnell teuer.

Für ein weiteres deutsches CRM: Weclapp ist eine deutsche All-in-One-Lösung, die CRM mit ERP-Funktionen kombiniert. Deutlich umfangreicher als CentralStation, aber auch komplexer und teurer.

Für maximale Flexibilität: Zoho CRM bietet einen riesigen Funktionsumfang und ein breites Ökosystem an Zusatz-Apps. Für KMU, die viele Funktionen zu einem moderaten Preis suchen, eine interessante Option -- allerdings mit Servern ausserhalb Deutschlands.

Für Einfachheit mit mehr Features: Folk CRM ist ein relativ neues Tool, das ebenfalls auf Einfachheit setzt, aber modernere Funktionen wie Pipeline-Ansichten und bessere Integrationen bietet.

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Fazit und Bewertung

CentralStation CRM ist ein ehrliches Produkt. Es verspricht Einfachheit und liefert Einfachheit. Für kleine Unternehmen und Freiberufler, die bisher mit Excel oder Outlook arbeiten und den Einstieg in die CRM-Welt wagen wollen, ist es ein guter erster Schritt. Die DSGVO-Konformität, der deutsche Support und die niedrige Einstiegshürde sind echte Vorteile.

Gleichzeitig muss man ehrlich sagen: Im Funktionsumfang kann CentralStation mit internationalen Wettbewerbern nicht mithalten. Die schwache E-Mail-Integration, das Fehlen von Automatisierungen und das kleine Integrations-Ökosystem sind spürbare Einschränkungen, die im Arbeitsalltag auffallen.

Die entscheidende Frage lautet: Wissen Sie, dass Ihr Team klein bleibt und Ihre Anforderungen überschaubar sind? Dann ist CentralStation eine gute Wahl. Rechnen Sie mit Wachstum? Dann investieren Sie lieber direkt in ein skalierbareres System -- ein CRM-Wechsel im laufenden Betrieb ist immer aufwändig.

Gesamtbewertung: 3.9 / 5

Bereich	Bewertung
Funktionsumfang	3.0 / 5
Benutzerfreundlichkeit	5.0 / 5
Integrationen	2.5 / 5
Preis-Leistung	3.5 / 5
Support	4.0 / 5
Datenschutz / DSGVO	5.0 / 5
Gesamt	3.9 / 5

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FAQ

Ist CentralStation CRM wirklich kostenlos nutzbar?

Ja, der Free-Tarif ist dauerhaft kostenlos und nicht zeitlich begrenzt. Allerdings ist er auf 3 Nutzer, 200 Kontakte und 20 Deals beschränkt. Für einen ersten Test oder als Einzelnutzer mit wenigen Kontakten reicht das aus. Für den produktiven Einsatz in einem kleinen Team werden Sie aber schnell auf den Starter-Tarif upgraden müssen.

Wie sicher sind meine Daten bei CentralStation CRM?

CentralStation speichert alle Daten auf Servern in Deutschland. Der Anbieter stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag) gemäss DSGVO bereit. Regelmässige Backups und eine verschlüsselte Datenübertragung (SSL) gehören zum Standard. Für ein kleines Unternehmen bietet CentralStation damit ein sehr gutes Datenschutzniveau.

Kann ich meine bestehenden Kontakte in CentralStation importieren?

Ja, CentralStation bietet einen CSV-Import für Kontakte. Wenn Sie Ihre Daten bisher in Excel, Outlook oder einem anderen CRM gespeichert haben, können Sie diese exportieren und als CSV-Datei in CentralStation importieren. Der Import-Assistent ist einfach gehalten und führt Sie durch den Prozess. Beachten Sie jedoch, dass bei grossen Datenmengen die Zuordnung der Felder sorgfältig geprüft werden sollte.

Gibt es eine API für eigene Integrationen?

Ja, CentralStation bietet eine REST-API, über die Sie programmatisch auf Ihre CRM-Daten zugreifen können. Die API ist dokumentiert und ermöglicht das Lesen und Schreiben von Kontakten, Deals, Aufgaben und Notizen. Für Unternehmen ohne eigene Entwicklungsressourcen bietet die Zapier-Integration eine codefreie Alternative, um CentralStation mit anderen Tools zu verbinden.

Lohnt sich der Umstieg von Excel auf CentralStation CRM?

In den meisten Fällen ja -- vorausgesetzt, Sie haben regelmässig Kundenkontakt und arbeiten im Team. Sobald mehr als eine Person auf Kundendaten zugreifen muss, ist eine Excel-Tabelle fehleranfällig und unübersichtlich. CentralStation bietet eine gemeinsame Datenbasis, eine Aktivitätshistorie und eine einfache Aufgabenverwaltung -- das sind genau die Funktionen, die Excel nicht kann. Der Umstieg ist dank der einfachen Bedienung und des CSV-Imports in wenigen Stunden erledigt.